Der Ausleihvorgang von IT-Assets konnte von sieben Minuten auf unter eine Minute reduziert werden.
Ausgangslage
Die hohe Anzahl an Mitarbeitenden am Hauptsitz führt zu einer grossen Menge an auszuleihenden IT-Assets. Insbesondere Keyboards, Mäuse und Headsets sind unerlässliche Begleiter eines Büroarbeitstages. Aber auch verschiedene Netzadapter für Notebooks mit Steckern für verschiedene Länder sind in der international tätigen Baloise sehr gefragt.
Vor der Einführung von cora musste jede einzelne Ausleihe manuell vom Service Desk durchgeführt werden. Inklusive Ticket-Erstellung im Service Desk-System sowie der Entnahme des Artikels aus dem Lager dauerte ein Vorgang zwischen 5 bis 7 Minuten. Eine beachtliche zeitliche Belastung des IT-Teams und eine zeitraubende Erfahrung für die Benutzer:innen. Um diesen Prozess für alle Beteiligten zu verbessern, suchte Baloise nach einer Lösung, die diese Aufgabe schneller, einfacher und mit höherer Benutzerzufriedenheit sicherstellt.
Umsetzung
Die Projekteinführung verlief professional und effektiv. Zu Beginn wurden die Use Cases spezifisch auf die Bedürfnisse von Baloise abgestimmt und zusammen umgesetzt. cora wird heute für verschiedene Anwendungsfälle eingesetzt, darunter den Verleih, die Rückgabe und die Entnahme von IT-Assets. In einem nächsten Schritt wurde die cora in den Markenfarben von Baloise gebrandet, professionell foliert und schliesslich an ihren Bestimmungsort im Baloise Park geliefert.
Nach einer kurzen Testphase mit anschliessenden, kleineren Optimierungen erfolgte der offizielle Livebetrieb in der 2. Jahreshälfte 2023. Die Akzeptanz der Userinnen und User war von Anfang an sehr hoch. Beeindruckt hat vor allem die Vielseitigkeit des Automaten sowie die hohe Zuverlässigkeit.
Erfolge
Die Nutzung der cora im Baloise Park ist eindrücklich. Mehrere Hundert Interaktionen werden im Durchschnitt während eines Monats verzeichnet. Die Dauer einer Entnahme im Self-Service hat sich deutlich auf unter eine Minute verringert. Zudem ist die Ausleihe und Rückgabe nun 24/7 verfügbar und nicht mehr an die Öffnungszeiten des Service Desks gebunden. Das Baloise IT-Support Team hat dadurch mehr Kapazität für andere Aufgaben: Es kann gezielter im IT Service Corner arbeiten und mehr Zeit in Projekte investieren.
Ausblick
Aufgrund des grossen Erfolgs prüft Baloise einen weiteren Ausbau des neuen Serviceangebots. Zusätzlich zu den Ausleihen sollen nun ebenfalls die Bestandsabfrage sowie Onlinereservation von begrenzt verfügbaren Assets wie beispielsweise tragbare Lösung für Onlinekonferenzen realisiert werden. Des Weitern sollen Benutzer:innen in Zukunft auch zusätzliche Artikel per Onlineshop bestellen und direkt an der cora abholen können, ohne mehrere Tage auf die Lieferung zu warten. Das Vorgehen soll Schritt für Schritt erfolgen und stets in enger Abstimmung mit dem cora Customer Success Management.
