Revisionssichere Dokumentation von IT-Assets

Die revisionssichere Dokumentation von IT-Assets stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und zeitaufwendig.

Die revisionssichere Dokumentation von IT-Assets ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Revisionssicherheit bedeutet, dass elektronische Informationen ordnungsgemäss, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt werden.

Gerade bei Hardware in Unternehmen ist dies essenziell, aber auch herausfordernd. IT-Asset-Management (ITAM) stellt sicher, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wo sich bestimmte IT-Geräte befinden. Diese Transparenz ist besonders wichtig für Unternehmen mit hoher Mitarbeiterfluktuation, mehreren Standorten oder einer IT-Abteilung, die nicht an jedem Standort präsent ist.

Herausforderungen bei der Nachvollziehbarkeit von IT-Assets

Die zentrale Herausforderung liegt darin, IT-Assets so zu dokumentieren, dass ihre aktuelle Position und ihr Status zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar sind. In vielen Unternehmen erfolgt dies noch manuell, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist. Zudem kann es zu Unklarheiten darüber kommen, welcher Mitarbeitende welches Gerät in Besitz hat.

Besonders problematisch wird dies, wenn IT-Assets am Ende eines Arbeitsverhältnisses nicht ordnungsgemäss zurückgegeben werden oder die IT nach verlorenen oder nicht registrierten Geräten suchen muss. Hier entstehen oft erhebliche Kosten und administrativer Mehraufwand.

«Durch die Automatisierung mit IT-Asset-Management-Systemen und IT-Automaten können Unternehmen den administrativen Aufwand minimieren, Transparenz erhöhen und Kosten sparen.»

Automatisierung als Lösung

Ein möglicher Lösungsansatz ist die Automatisierung des IT-Asset-Managements. Unternehmen benötigen dafür ein zentrales System, das alle IT-Assets verwaltet und deren Bewegungen lückenlos dokumentiert. Dazu gehört unter anderem die eindeutige Zuordnung von Assets zu einzelnen Mitarbeitenden, z. B. durch Seriennummern oder digitale Identifikationen.

1. Kennzeichnung der IT-Assets

Im ersten Schritt sollten IT-Assets eindeutig gekennzeichnet werden, etwa durch Barcodes, QR-Codes oder RFID-Labels. Diese Kennzeichnung ermöglicht eine einfache Identifikation und Dokumentation im zentralen IT-Asset-Management-System.

2. Automatisierte Ausgabe und Rücknahme durch IT-Automaten

Ein effizienter Ansatz zur revisionssicheren Dokumentation ist die Nutzung von IT-Automaten. Mitarbeitende können sich an diesen Automaten mit ihrer Mitarbeiterkarte oder einem anderen Authentifizierungsmittel identifizieren und IT-Assets im Self-Service entnehmen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter benötigt ein neues Headset. Er identifiziert sich am IT-Automaten und entnimmt das Gerät. Der Barcode des Headsets wird gescannt und automatisch im System hinterlegt – inklusive Zeitstempel und Zuordnung zum Mitarbeitenden. Diese automatisierte Protokollierung gewährleistet eine revisionssichere Dokumentation.

3. Strukturierte Rückgabe von IT-Assets

Auch die Rückgabe von IT-Assets kann durch IT-Automaten effizient abgewickelt werden. Beispielsweise können Mitarbeitende am letzten Arbeitstag ausserhalb der IT-Support- Öffnungszeiten ihre IT-Assets automatisiert zurückgeben. Der Automat erkennt den Mitarbeitenden, zeigt die ihm zugeordneten Assets an und fordert ihn auf, diese einzuscannen und zurückzulegen. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Geräte zurückgegeben wurden, und die IT spart sich den manuellen Nachverfolgungsaufwand.

Vorteile der Automatisierung im IT-Asset-Management

Zeit- und Kostenersparnis: IT-Abteilungen müssen nicht mehr manuell nachverfolgen, wer welche Assets besitzt.
Höhere Sicherheit und Compliance: Die revisionssichere Dokumentation verhindert Verstösse gegen regulatorische Anforderungen.
Effizientes Lifecycle-Management: Echtzeit-Monitoring hilft bei der optimalen Planung von Ersatzbeschaffungen.

Die revisionssichere Dokumentation von IT-Assets ist essenziell für Unternehmen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den IT-Betrieb effizient zu gestalten. Durch die Automatisierung mit IT-Asset-Management-Systemen und IT-Automaten können Unternehmen den administrativen Aufwand minimieren, Transparenz erhöhen und Kosten sparen. Ein durchdachtes, digitales ITAM-System ist daher nicht nur eine Erleichterung im Arbeitsalltag, sondern auch ein wichtiger Faktor für die strategische IT-Planung.

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