IT-Offboarding: Sicherheitsrisiken minimieren, Kosten sparen

Jeder Mitarbeiteraustritt erfordert schnelle IT-Massnahmen: Zugänge sperren, Geräte zurückführen, Daten schützen. Doch wie lässt sich dieser Prozess vereinfachen?

Das Offboarding eines Mitarbeitenden stellt Unternehmen nicht nur vor organisatorische, sondern vor allem vor IT-spezifische Herausforderungen. Die Rückgabe und Deaktivierung von IT-Assets muss reibungslos funktionieren, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und Kosten im Lifecycle-Management effizient zu halten.

Offboarding bezeichnet den formalen Prozess, mit dem ein Arbeitsverhältnis beendet wird – unabhängig davon, ob der Austritt auf eine Kündigung, den Eintritt in den Ruhestand, eine Entlassung oder eine Freistellung zurückzuführen ist. Im Gegensatz zum Onboarding, das neue Mitarbeitende integriert und motiviert, zielt Offboarding darauf ab, das Arbeitsverhältnis reibungslos und für beide Seiten zufriedenstellend zu beenden.

Ein effektives Offboarding sollte effizient und strukturiert erfolgen, um rechtliche und organisatorische Anforderungen zu erfüllen. Gleichzeitig sollte der Prozess respektvoll und professionell gestaltet sein, um einen positiven Abschluss der Zusammenarbeit sicherzustellen. Ein vollständiges Offboarding umfasst unter anderem:

Benachrichtigung der Belegschaft über das Ausscheiden einer Person
Übergabe und Neuverteilung der Aufgaben an Nachfolger:innen
Wissenstransfer, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen
Deaktivierung oder Sperrung von Zugängen zu Unternehmenssystemen
Rückgabe von Firmeneigentum, darunter IT-Geräte, Zutrittskarten oder Arbeitskleidung

Ein reibungsloses Offboarding erfordert nicht nur eine klare Kommunikation und organisatorische Massnahmen, sondern stellt insbesondere die IT vor grosse Herausforderungen. Denn mit dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden müssen sensible Unternehmensdaten geschützt, IT-Zugänge gesperrt und Firmeneigentum ordnungsgemäss zurückgeführt werden. Besonders kritisch ist hierbei die Verwaltung von IT-Assets, da unvollständige oder verspätete Rückgaben nicht nur finanzielle Verluste bedeuten, sondern auch erhebliche Sicherheitsrisiken mit sich bringen können

«Ein strukturiertes IT-Offboarding sorgt nicht nur für mehr Sicherheit, sondern auch für eine bessere Ressourcennutzung im Unternehmen. »

Um diesen Prozess effizient zu gestalten, sollten Unternehmen besondere Aufmerksamkeit auf die folgenden Aspekte legen:

Rückgabe von IT-Hardware: Mitarbeitende müssen Laptops, Mobiltelefone oder andere IT-Geräte spätestens zum Austrittsdatum abgeben. Doch oft geschieht dies ausserhalb der regulären IT-Support-Zeiten, wodurch Verzögerungen und Unsicherheiten entstehen.
Plötzliche Austritte: Bei unerwarteten Kündigungen oder Freistellungen müssen IT-Zugänge sofort gesperrt und Geräte schnell zurückgeführt werden.
Effizientes Lifecycle Management: IT-Assets, die sich in gutem Zustand befinden, sollten nach einer Aufbereitung wieder für neue Mitarbeitende einsatzfähig sein.
Automatisierung der Rückgabeprozesse: Oftmals landen zurückgegebene Geräte bei Führungskräften oder HR-Teams, anstatt direkt an die IT zurückgeführt zu werden.
Zusätzliche Firmeneigentümer: Neben IT-Equipment müssen auch Mitarbeiterausweise, Sicherheitskarten oder spezielle Arbeitsgeräte zurückgegeben und erfasst werden.

IT-Automaten als smarte Lösung für die Hardware-Rückgabe

Ein IT-Automat kann diese Herausforderungen effizient lösen und IT-Prozesse beim Offboarding optimieren.

24/7-Rückgabe: Mitarbeitende können ihre Geräte jederzeit abgeben, unabhängig von IT-Support-Zeiten.
Integration in die Mitarbeitendendatenbank: Der Automat erkennt, welche IT-Assets sich im Besitz der ausscheidenden Person befinden und fordert diese gezielt zurück.
Automatisierte Seriennummernprüfung: Geräte mit Barcode- oder RFID-Labels können automatisch überprüft werden, um Fehler und Verluste zu vermeiden.
Digitale Dokumentation: Der gesamte Prozess wird automatisch dokumentiert, sodass die IT jederzeit einen Überblick über den Rückgabestatus hat.
Unterschrift zur Bestätigung: Mitarbeitende können den Abschluss der Rückgabe digital bestätigen, was für zusätzliche Sicherheit sorgt.

Ein strukturiertes IT-Offboarding sorgt nicht nur für mehr Sicherheit, sondern auch für eine bessere Ressourcennutzung im Unternehmen. Durch den Einsatz von IT-Automaten und automatisierten Prozessen kann der IT-Support entlastet und die Effizienz erheblich gesteigert werden. Unternehmen, die ihre IT-Rückgabeprozesse optimieren, sparen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten und reduzieren Risiken in der IT-Sicherheit.

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