Effiziente IT-Automatisierung bei NEW mit cora

Die NEW - ein kommunales Dienstleistungsunternehmen mit starker Verbundenheit zum Niederrhein – hat sich auf die Fahne geschrieben, digitaler Vorreiter der Branche zu werden.

Das Unternehmen NEW ist überwiegend in der Region Mönchengladbach am Niederrhein tätig. Über insgesamt 30 Standorte verteilt arbeiten ca. 2.200 Mitarbeitende für das Unternehmen. 

Im Rahmen der digitalen Transformation wurden in den vergangenen Jahren nahezu alle Prozesse vom Papier befreit und die Anzahl der Drucker drastisch reduziert. Das Smartphone gehört mittlerweile für alle 2'200 Mitarbeitenden zur festen Arbeitsausstattung. Mit standardisierten Arbeitsplätzen und digitalen sowie automatisierten Prozessen sind die Mitarbeitenden unabhängig von Post- und Unterschriftsprozessen jederzeit ortsunabhängig handlungsfähig und «smart organisiert». Mit der Einführung der ersten unternehmensweiten KI-Lösung - Copilot M365 – macht die NEW jetzt den nächsten Schritt in der neuen Arbeitswelt.  

cora: neues Puzzlestück im IT-Service-Spektrum  

Zu diesem innovativen Arbeitsumfeld gehört ein IT-Service, der auf die veränderten Bedürfnisse der internen Kund:innen eingeht. Unter anderem mit IT-Zubehör, das ohne langwierige Workflows und Wartezeiten schnell und unkompliziert zur Verfügung steht – und das an 365 Tagen im Jahr. cora ist dieses Puzzlestück und ergänzt das IT-Service-Spektrum! Besonders für neue Kolleg:innen vereinfachen sich Onboarding-Prozesse. Durch den Einsatz von cora können eigene personelle IT-Ressourcen geschont und für andere Themen eingesetzt werden. Das Konzept von cora passt deshalb bestens zur digitalen Ausrichtung des Unternehmens.

Ausgangslage vor der Einführung

Die IT-Organisation der NEW stand bezüglich Hardware-Ausgabe und betrieblicher Abläufe vor mehreren Herausforderungen:

•  Manuelle Hardware-Verteilung auf 30 Standorte – ein aufwändiger und zeitintensiver Prozess. 
•  Personaloptimierung – mehr Zeit für administrative IT-Aufgaben. 
•  Steigende Nachfrage nach schneller Verfügbarkeit von IT-Peripherie für Mitarbeitende. 
•  Kein Bedarf mehr an persönlicher Übergabe von Geräten, da das bei NEW etablierte Microsoft Intune-Staging bereits einen Großteil der Setup-Prozesse automatisiert hatte. 

Auf der Suche nach einer effizienten Lösung stiess die NEW auf die smarten IT-Automaten cora.
Nach einer Business-Case-Betrachtung fiel die Entscheidung für einen ersten cora IT-Automaten, welcher am Hauptstandort in Mönchengladbach aufgestellt wurde. 

Umsetzung

Um den Automaten optimal in die Landschaft der NEW-Arbeitsumgebung einzufügen, wurde ein CI-konformes Design erstellt und dem Automaten ein sprechender Name gegeben. Und so ging der Automat als «IT-Service Point» in Betrieb.

Mit cora wurde ein automatisierter Hardware-Selfservice eingeführt, der: 

•  die Ausgabe von Mäusen, Tastaturen, Headsets, Ladegeräten und Smartphone-Zubehör massiv beschleunigt. 
•  pro Monat rund 150 Entnahmen verzeichnet – ein klarer Beweis für die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. 
•  vollständig in das ITSM-System (Service Desk System) integriert ist, wodurch alle Transaktionen nachvollziehbar und revisionssicher protokolliert sind. 
•  eine deutliche Entlastung des IT-Betriebsteams bewirkt, dass sich nun stärker auf komplexere und strategische Aufgaben konzentrieren kann. 

Erfolge

Die Einführung von cora hat die IT-Prozesse bei der NEW AG nachhaltig optimiert: 

•  Hohe Nutzerakzeptanz: Die Mitarbeitenden nutzen den Automaten regelmässig, da er schnelle und einfache Zugriffe auf IT-Artikel ermöglicht. 
•  Effizienzsteigerung: Keine Wartezeiten oder manuelle Hardware-Ausgaben mehr.
•  Verfügbarkeit: Der Automat bietet mit seiner «24/7 – rund um die Uhr Erreichbarkeit» stetig die Möglichkeit, sich mit IT-Artikel zu versorgen.
•  Hohe Qualität: Insbesondere die mechanische Qualität von cora und die exzellente User Experience werden von NEW hervorgehoben. 
•  Erwartungen übertroffen: cora hat alle vereinbarten Anforderungen erfüllt – und darüber hinaus neue Features geliefert. 

Auch die NEW-Mitarbeitenden zeigen sich durchweg zufrieden und akzeptierten cora von Beginn an: Besonders die intuitive Handhabung und die hohe Geschwindigkeit bei Entnahmen werden als zentrale Vorteile geschätzt. 

Fazit: cora hat sich als effiziente, zuverlässige und zukunftssichere Lösung erwiesen, die den IT-Betrieb bei der NEW AG nachhaltig optimiert. 

Ausblick 

Aufgrund der positiven Erfahrungen plant die NEW AG bereits weitere cora IT-Automaten für zusätzliche NEW Standorte in Betrieb zu nehmen. Um eine nahtlose und effiziente Implementierung sicherzustellen, werden diese Erweiterungen in enger Zusammenarbeit mit dem cora Customer Success Management umgesetzt.