Die Bereitstellung von IT-Hardware ist bei EWE mit einem erheblichen logistischen und organisatorischen Aufwand verbunden. Eine grosse Anzahl an Assets muss beschafft, gelagert, verteilt, ausgetauscht und wieder zurückgenommen werden. Werden diese Abläufe manuell durchgeführt, entstehen zahlreiche Übergaben, Abstimmungen und wiederkehrende Tätigkeiten.
Insbesondere bei standardisierten Prozessen wie der Ausgabe von Zubehör und Endgeräten, dem Austausch von Hardware oder der Rückgabe nicht mehr benötigter Assets bestand deshalb Potenzial für eine stärkere Automatisierung.
Gesucht war eine Lösung, die den Hardware-Service über mehrere Standorte hinweg vereinheitlicht, den manuellen Aufwand reduziert und den Mitarbeitenden gleichzeitig einen einfachen und flexiblen Zugang zu benötigtem IT-Equipment ermöglicht.
Mit cora entschied sich EWE für einen automatisierten Hardware-Self-Service, der verschiedene Prozessschritte in einer zentralen Lösung zusammenführt. Folgende Eckpunkte stehen im Zentrum der Lösung:
Die vier cora IT-Automaten übernehmen einen Grossteil der Ausgabe, Rückgabe und des Austauschs von IT-Assets. Wiederkehrende Standardprozesse müssen dadurch nicht mehr vollständig manuell durch das IT-Team begleitet werden.
Die cora Automaten sind an verschiedenen Standorten im Versorgungsgebiet von EWE verfügbar. Mitarbeitende können benötigte Hardware direkt vor Ort beziehen oder zurückgeben. Das reduziert Abstimmungen, verkürzt Wege und sorgt für einen unkomplizierten Zugang zu IT-Equipment.
Eine zusätzliche cora Extension erweitert die verfügbaren Fächer und ermöglicht es EWE, unterschiedliche Asset-Arten und Gerätegrössen flexibel bereitzustellen. So kann die Lösung an das hohe Hardware-Volumen und die jeweiligen Anforderungen des Standorts angepasst werden.
Das Projekt wurde in Zusammenarbeit zwischen EWE, cora, Bechtle und BTC umgesetzt. Dabei übernehmen die beteiligten Partner klar definierte Aufgaben innerhalb des Hardware-Prozesses:
cora ermöglicht die automatisierte Ausgabe, Rückgabe und den Austausch der Hardware.
EWE stellt seinen Mitarbeitenden damit einen standortnahen Self-Service zur Verfügung.
Heute betreibt EWE vier cora IT-Automaten und eine Extension an verschiedenen Standorten im Versorgungsgebiet. Durch die Verteilung der Systeme können Hardware-Services näher an den Mitarbeitenden angeboten werden, ohne dass jede Ausgabe oder Rückgabe persönlich durch das IT-Team begleitet werden muss.
Die cora Automaten bilden dabei die zentrale Schnittstelle zwischen der Bereitstellung der Assets und ihrer Nutzung durch die Mitarbeitenden. Benötigte Hardware kann strukturiert im Automaten hinterlegt und für die jeweilige Person bereitgestellt werden. Auch Rückgaben und Austauschvorgänge lassen sich über die Lösung abwickeln.
Die zusätzliche Extension erweitert die Kapazität eines Standorts und schafft mehr Flexibilität bei der Bestückung. Dadurch können neben kleineren Zubehörartikeln auch weitere Asset-Typen und unterschiedliche Gerätegrössen in die automatisierten Prozesse eingebunden werden.